Osoby młode i aktywne zawodowo bardzo często narzekają na nieustanny brak czasu. Dzieje się tak po części dlatego, że są one bardzo ambitne i chcą osiągać wiele celów. Młodzi ludzie obecnie pragną żyć na wysokim poziomie, chcą więc dobrze zarabiać, zwiedzać świat, rozwijać pasje, mieć ładne domy i zakładać rodzinny. Okazuje się, że nie jest łatwo godzić ze sobą wszystkie te cele a ceną za życie na wysokich obrotach zwykle jest chroniczny brak czasu. Zastanówmy się więcej, co można zmienić aby zyskać więcej wolnego czasu i jednocześnie realizować to, co jest dla nas najważniejsze.
Zacznij od ustalenia priorytetów
Główny problem polega na tym że wiele osób obecnie próbuję realizować zbyt wiele projektów jednocześnie. Wysokie ambicje i perfekcjonizm często sprawiają, że bierzemy na siebie zbyt wiele. Warto więc usiąść i spokojnie zastanowić się, co jest dla nas tak naprawdę ważne. Okazuje się, że paradoksalnie kluczem do uzyskania czasu jest robienie mniej. Wiele osób mylnie sądzi, że produktywność polega na tym, aby robić jak najwięcej zadań w jak najkrótszym czasie. Tymczasem ideą produktywności jest to, aby robić rzeczy najważniejsze czyli te, które popychają nas do przodu i dają nam radość, w możliwie krótkim czasie. Jednocześnie należy szukać sposobów na to, by sobie ułatwiać te zadania.
Pracuj z listą zadań
Na każdy dzień warto stworzyć sobie krótką listę zadań. Powinna być ona jak najbardziej realna, dlatego umieszczamy tam trzy, cztery duże zadania. Miejmy na uwadze, że jesteśmy aktywni i efektywni mniej więcej przez 6 godzin dziennie, dlatego nie ma sensu do listy upychać kilkunastu zadań bo i tak nie uda się ich wykonać. Spośród tych dużych wymienionych zadań trzeba wybrać to jedno priorytetowe czyli takie które, będzie nas przybliżyło do naszych najważniejszych celów. Zadanie priorytetowe zawsze wykonujemy jako pierwsze. Jest to bardzo ważna zasada, bo nawet jeśli w ciągu dnia zdarzają się czynności nieprzewidziane, takie jak złe samopoczucie czy konieczność wyjścia z domu, to zadanie najważniejsze zawsze będziemy mieli już zrobione. Konstruując listę zadań trzeba też uwzględniać czas na przerwy i posiłki.
Nie rozpraszaj się i dziel zadania na bloki
Aby praca była efektywna nie może ona być chaotyczna. Nie należy przerywać wykonywania zadania by spontanicznie zacząć coś innego. Gdy pracujemy pozbywamy się wszelkich rozpraszaczy, w tym przede wszystkim powiadomień z telefonu. Zadania podobne warto też łączyć w bloki tematyczne bo wtedy zabiorą one nam mniej czasu i energii. Gdy mamy do załatwienia jakąś sprawę w mieście, to zastanawiamy się, co jeszcze możemy zrobić po drodze. Podobnie powinna wyglądać praca przy komputerze. Jeśli chcemy odpowiadać na maile, to należy wyznaczyć sobie na to określoną porę i zrobić to hurtowo, zamiast kilka razy dziennie zaglądać do skrzynki i przerywać inne czynności po to, by odpowiedzieć na jednego maila.